Tabellenkalkulation oder Prozess-Tool: Was passt zum KMU?

Eine andere Tabelle löst nicht automatisch ein Ablaufproblem

Wenn Du eine Excel Alternative suchst, klärst Du zuerst das Ziel: Geht es um eine andere Tabellenkalkulation oder um einen zuverlässigen Ablauf im Betrieb? LibreOffice Calc ist beispielsweise eine Tabellenkalkulation. Ein eigenes Auftrags-Tool organisiert dagegen Daten, Zuständigkeiten und Arbeitsschritte. Das sind unterschiedliche Lösungen.

Für ein KMU in Thurgau oder St. Gallen ist nicht die Anzahl Zeilen entscheidend. Entscheidend ist, wer damit arbeitet, welche Fehler möglich sind und was bei einer falschen Angabe passiert. Eine einfache Kalkulation braucht nicht automatisch eine neue Anwendung.

Excel behalten, wenn Analyse und flexible Berechnung im Vordergrund stehen

Eine Tabelle ist praktisch, wenn eine Person Zahlen auswertet, Formeln verändert oder kurzfristig eine Übersicht braucht. Prüfe vor einem Wechsel, ob eine klare Vorlage, ein gemeinsamer Ablageort und eindeutige Verantwortlichkeiten bereits reichen.

Auch beim Wechsel zu einer anderen Tabellenkalkulation müssen vorhandene Dateien geprüft werden. Teste Deine tatsächlichen Formeln, Formatierungen und automatisierten Arbeitsschritte. Eine pauschale Zusage, dass jede Excel-Datei unverändert funktioniert, wäre nicht seriös.

• Welche Funktionen Deiner Datei sind unverzichtbar?
• Wer darf Werte ändern, und wer kontrolliert das Ergebnis?
• Löst der Wechsel das Problem oder ändert er nur das Programm?

Ein Prozess-Tool lohnt die Prüfung, wenn mehrere Personen verbindlich zusammenarbeiten

Wenn Kunden, Aufträge und nächste Schritte in mehreren Dateien geführt werden, kann ein klar abgegrenztes Tool sinnvoll sein. Beispielsweise kann eine gemeinsame Auftragsliste einen Status und eine verantwortliche Person je Auftrag vorgeben. Eine Anwendung muss aber ebenfalls sorgfältig eingerichtet und betreut werden.

Fiktives Beispiel: Ein Handwerksbetrieb erfasst Aufträge in drei Listen. Das eigentliche Problem sind widersprüchliche Statusangaben. Ein Pilot könnte zunächst nur Auftrag, Termin, Status und Zuständigkeit abbilden. Daraus folgt noch keine gemessene Zeitersparnis und keine Empfehlung für ein vollständiges ERP.

Datenübernahme und Kosten gehören vor dem Wechsel auf den Tisch

Wenn Du Excel ersetzen möchtest, sammle Beispieldateien, Pflichtfelder, Berechnungen und Sonderfälle. Für eine erste Besprechung reichen anonymisierte Ausschnitte. Namen, Personalangaben oder vertrauliche Kundendaten gehören nicht ungeprüft in einen KI-Chat.

Beim K8D-Angebot auf der Seite «Excel ersetzen» ist die Übernahme bestehender Excel-Daten im Preis von 390 CHF enthalten. Code und Daten gehören dem Kunden. Der konkrete Umfang und mögliche laufende Betriebs- und Dienstkosten werden vorab geklärt. Der Preis ist kein pauschales Versprechen für ein komplettes CRM oder ERP.

Vor dem Einsatz einen echten Ablauf mit ungefährlichen Daten prüfen

Vergleiche das neue Ergebnis mit bekannten Beispielen: Stimmen Summen und Rundungen? Was passiert bei fehlenden Angaben oder einem doppelten Auftrag? Kann eine Person nur die Daten sehen und ändern, die für sie vorgesehen sind? Kläre auch Export, Datensicherung und die Ansprechperson für Änderungen.

Kastriot Dreshaj von K8D in Amriswil TG bespricht den bestehenden Ablauf mit Dir. Bring zur Beratung eine anonymisierte Datei und einen konkreten Fall mit, der heute mühsam ist. So lässt sich beurteilen, ob eine bessere Tabelle genügt oder ein kleines Business-Tool der passendere nächste Schritt ist.